Was bedeutet der Begriff „Compliance“?

Wörtliche Übersetzung: „to comply with…“ = „Verhalten in Übereinstimmung mit…“

Compliance bedeutet also, dass sich ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden im Einklang mit dem rechtlichen Rahmen befinden - unabhängig davon, ob dieser zwingend und allgemeinverbindlich ist (Gesetze, Verordnungen, etc. auf nationaler oder supranationaler (EU) Ebene) oder ob es sich um freiwillige Selbstbeschränkungen handelt (Kodizes, Richtlinien, etc.).

Was bedeutet Compliance im Unternehmensalltag?

In einem Unternehmen versteht man unter Compliance alle Maßnahmen, die sowohl zu einem rechtskonformen und integren Verhalten der Geschäftsführung („Tone from the top“) sowie der Führungskräfte als auch der Mitarbeitenden führen sollen.

Ein erfolgreiches Compliance Management wendet Schäden vom Unternehmen und seinen Mitarbeitenden ab, mindert das Risiko von Sanktionen oder Schadensersatzansprüchen und vermeidet mögliche Image- oder Reputationsverluste.

Welche Aufgaben übernimmt Compliance?

Compliance ist ein Instrument der Geschäftsleitung und dieser direkt unterstellt, mit direkten, jederzeitigen und uneingeschränkten Zugangs- und Berichtswegen zur Geschäftsleitung:

  • Compliance stellt die Einhaltung externen und internen Regeln und Vorschriften sicher.
  • Compliance erhebt, bewertet und beurteilt die Unternehmensrisiken und leitet daraus effizient, angemessene und geeignete Maßnahmen ab.
  • Compliance berät die Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeitenden.
  • Compliance schützt das Unternehmen, die Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeitende vor Sanktionen.
  • Compliance ist der erste Ansprechpartner für Prüfer und Aufsichtsbehörden.

Damit externe wie interne Anforderungen und Vorgaben eingehalten werden können, bedarf es Richtlinien und Arbeitsanweisungen. Diese müssen die meist abstrakt formulierten Regularien in konkrete, auf Ihren unternehmerischen Alltag angewendete Regeln übersetzen und Verantwortlichkeiten klar zuweisen.

Um diese Regeln einhalten zu können, ist es zwingend notwendig, dass alle relevanten Mitarbeitenden geschult und sensibilisiert werden. Nur wenn Ihre Mitarbeitenden die Regeln verstanden haben und wissen, was zu tun ist, können sie diese besser akzeptieren und auch richtig umsetzen. Dazu gehört auch eine offene Feedback-Kultur, in der Fehler ohne Angst vor Repressionen angesprochen und gemeldet werden können. Führungskräften und Fachverantwortlichen kommt hierbei eine besondere Verantwortung zu, da diese nicht nur die Inhalte von Regelungen definieren und vermitteln sollen, sondern vor allem eine Vorbildfunktion einnehmen müssen, um die festgelegten Werte und Regeln selbst vorzuleben.

Welche Elemente gehören zu einem erfolgreichen Compliance Management?

Bei der Einführung von Compliance-Strukturen hat Ihr Unternehmen grundsätzlich einen großen Gestaltungsspielraum. Je nach Branche und Unternehmensgröße ergeben sich ganz unterschiedliche Lösungen. Einzig bei einer angestrebten Zertifizierung sind die Anforderungen an Ihr Compliance Management durch die relevanten Zertifizierungsnormen vorgegeben.

Dennoch gibt es grundlegende Elemente, die ein erfolgreiches Compliance Management ausmachen und für die eine unternehmensspezifische Lösung gefunden werden muss:

Risikoanalyse

Um überhaupt mit der Gestaltung eines Compliance Managements beginnen zu können, müssen zunächst die individuellen Compliance-Risiken für Ihr Unternehmen identifiziert und bewertet werden. Denn nur wenn Sie wissen, wo es Handlungsbedarfe gibt, können Sie mit der Suche nach möglichen Lösungsstrategien beginnen. Mit unserem Compliance Check erfahren Sie hier innerhalb kürzester Zeit, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist!

Risiken können sich auch im Zeitverlauf verändern, z.B. aufgrund neuer gesetzlicher Rahmenbedingungen. Eine regelmäßige Risikoanalyse schützt daher vor unangenehmen Überraschungen. Auch dies kann unser Compliance Check für Sie leisten!

Organisatorische Ordnung

Damit Regelungen, Vorgaben und Arbeitsanweisungen befolgt werden können, müssen diese für alle Beteiligten nachlesbar und nachvollziehbar niedergeschrieben werden. Neben einem grundsätzlichen Verhaltenskodex, der die Werte und Prinzipien Ihres Unternehmens konkretisiert, regeln Richtlinien einzelne Fachthemen, wie z.B. Arbeitsschutz, Nachhaltigkeit, Datenschutz, usw.

Zusätzlich werden im Rahmen einer organisatorischen Ordnung Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten geregelt, damit aus den Regelungen auch konkretes Handeln im unternehmerischen Alltag erfolgen kann.

Schulungen und Kommunikation

Regeln und Vorgaben können nur befolgt werden, wenn diese bekannt sind und verstanden werden. Die relevanten Mitarbeitenden über die verschiedenen Themen zu schulen und zu sensibilisieren, gehört daher zu den wichtigsten Aufgaben von Compliance. Mitarbeitende müssen nachvollziehen können, warum es bestimmte Regelungen gibt, wie sie diese in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen müssen und was im Falle eines entstandenen Fehlers zu tun ist.

Dazu gehört auch, dass Mitarbeitende jederzeit Ansprechpartner zur Verfügung haben, um offene Fragen und Probleme klären zu können. Mitarbeitende dürfen keine Angst haben, um Rat zu fragen, Feedback zu geben oder Fehler zu melden. Bei heiklen Themen kann ein Hinweisgebersystem hilfreich sein, wenn ein Problem nicht offen angesprochen werden soll oder kann.

Maßnahmen

Um einzelne Risiken in Ihrem Unternehmen zu managen, bedarf es angemessener und geeigneter Maßnahmen, die in ihren unternehmenseigenen Strategien und Prozessen Eingang finden. Diese sollen nicht nur effizient und wirksam, sondern vor allem auch angemessen sein. Compliance bedeutet daher eine übermäßige Regulierung zu vermeiden, um nicht mit Kanonen auf Spatzen zu schießen! Compliance soll Ihr Unternehmen schützen und unterstützen, absatzorientiert sein und helfen - keinesfalls soll Compliance behindern.

Bewertung und Dokumentation

Um den Erfolg von getroffenen Maßnahmen messbar zu machen, bewertet und dokumentiert Compliance kontinuierlich die Maßnahmen-Fortschritte in Ihrem Unternehmen. Somit können Sie im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses feststellen, ob Sie ihre Compliance-Ziele erreichen, oder ob an einigen Stellen nachgebessert werden muss. Unser Compliance Check bietet Ihnen auch hierfür eine wesentliche Unterstützung, denn er misst den Reifegrad Ihres Compliance Managements.

Umgang mit Aufsicht und Behörden

Geschulte Compliance-Experten kennen die Anforderungen der Aufsicht und der Behörden in allen Details und sind im Umgang mit diesen Stellen versiert. Im Falle einer Kontrolle in Ihrem Unternehmen durch die zuständige Aufsicht, gewährleistet Compliance eine korrekte und reibungslose Durchführung der Kontrolle und bewahrt Sie so unter Umständen vor vermeidbaren Strafen und Sanktionen.

Bei einigen Themen sind Sie als Unternehmen verpflichtet, Verstöße oder Verdachtsfälle proaktiv an die zuständigen Behörden zu melden. Versäumte, zu spät oder falsch abgegebene Meldungen können ebenfalls zu Strafen und Sanktionen führen. Compliance stellt sicher, dass diese Meldungen korrekt in der vorgeschriebenen Form und Art und Weise als auch innerhalb der vorgeschriebenen Zeit erfolgen.