Steckbriefe - Compliance Bereiche

Arbeitsschutz

Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet relevante Unternehmen zur Planung, Durchführung und Kontrolle aller erforderlichen Maßnahmen der Arbeitssicherheit, des Arbeitsschutzes sowie des Gesundheitsschutzes unter Berücksichtigung der Art und des Umfangs des eingerichteten Geschäftsbetriebs In Abhängigkeit von Tätigkeit und Mitarbeiterzahl hat das Unternehmen eine geeignete Organisation zu errichten, die hierfür erforderlichen Mittel bereitzustellen sowie Vorkehrungen zu treffen, dass die ergriffenen Maßnahmen bei allen Tätigkeiten und in allen relevanten Führungsebenen beachtet werden. Zudem hat das Unternehmensicherzustellen, dass alle Beschäftigten ihren Mitwirkungspflichten nachkommen. Die Art und Weise der Organisation zur Einhaltung des betrieblichen Arbeitsschutzes bleibt dem jeweiligen Unternehmen weitgehend selbstüberlassen.

Code of Conduct

Der Code of Conduct beschreibt die Werte und das Leitbild eines Unternehmens sowie das ethisch korrekte Verhalten - also das aufrichtige, verantwortungsvolle und integre Verhalten - des Unternehmens und aller seiner Mitarbeiter. Damit schafft der Code of Conduct Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten und stärkt damit die Reputation und die Außenwirkung des Unternehmens. Zudem beinhaltet der Code of Conduct eine Beschreibung der Fehlerkultur im Unternehmen, insbesondere das rechtzeitige und offene Ansprechen von Fehlern und Vergehen.

Datenschutz

Der Datenschutz regelt grundsätzlich die Erhebung, Speicherung, Nutzung und Übermittlung von personenbezogenen Daten.

Der sensible Umgang mit personenbezogenen Daten ist im digitalen Zeitalter von Internet, sozialen Netzwerken und Clouds sehr wichtig, denn persönliche Daten sind kostbar und müssen deshalb besonders geschützt werden.

Im Umgang mit personenbezogenen Daten, wie etwa von Kunden oder Bewerbern sind die nationalen Vorschriften, Gesetze und Regelungen des Gesetzgebers sowie die unternehmensinternen Regelungen des Unternehmens zwingend einzuhalten. Dies betrifft jeden persönlich.

Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Digitalisierung (z. B. Internet, mobile Kommunikation oder auch Industrie 4.0) nimmt die Menge und die Verarbeitung personenbezogener Daten (alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) ständig weiter zu.

Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Daten freiwillig preisgegeben (z.B. Facebook, Twitter, etc.) werden, oder ob Daten von Kunden zu geschäftlichen Zwecken erhoben werden.

Personenbezogene Daten unterliegen daher besonders hohen Sicherheitsanforderungen.

Fremdpersonaleinsatz

Als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet man die zeitlich befristete Überlassung eines Arbeitnehmers (Leiharbeit-nehmer) durch einen Unternehmer (Verleiher) an einen Dritten (Entleiher) zur Erbringung einer Arbeitsleistung.

Keine Arbeitnehmerüberlassung im Sinne des Arbeitsüber-lassungsgesetzes (AÜG) liegt vor, wenn der Fremdpersonal-einsatz auf einem Dienst- oder Werkvertrag sowie auf der Gebrauchsüberlassung von Sachmitteln beruht.

Freie Mitarbeiter oder Freelancer sind selbstständige Personen, die auf der Grundlage eines Werk- oder Dienst-vertrages für ein Unternehmen (persönlich) tätig werden.

Auch hierbei gibt es etliche Fallstricke, über welche ein Unternehmen beim Einsatz von Fremdpersonal stolpern kann. Im schlimmsten Fall entsteht ein Arbeitsverhältnis des freien Mitarbeiters mit dem Unternehmen oder es liegt eine sogenannte Scheinselbstständigkeit vor.

Geheimhaltung

Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse (technisches Know-how und Kunden- oder Preisinformationen, etc.) sind heute der wertvollste Grundstock vieler Unternehmen.

Sie zu schützen stellt eine wichtige Unternehmensaufgabe dar.

Dabei geht es zum einen um die Verhinderung von Datenverlust (technischer Defekt, etc.), zum anderen rückt Datenmissbrauch (Datendiebstahl, etc.) immer mehr in den Fokus. Um wirtschaftliche Schäden zu vermeiden, ist der Schutz vertraulicher Unternehmensdaten von großer Bedeutung.

Geldwäscheprävention

Geldwäsche bedeutet das Einschleusen von auf illegaler Weise erwirtschafteter Einnahmen in den legalen Wirtschafts- und Finanzkreislauf. Dabei wird die unrechtmäßige Herkunft der Geldmittel aus Straftaten (zum Beispiel Drogen, Prostitution und Menschenhandel, Waffenhandel, Schmuggel, etc.) in einem Verwirrspiel aus Transaktionen und Einzahlungen (sog. „Smurfing“) verschleiert.

Durch künstlich geschaffene Konstruktionen (Scheinfirmen / Briefkastenfirmen, aber auch echte Firmen) scheinbar legaler Herkunft werden die unrechtmäßig erwirtschafteten Geldmittel in den Wirtschaftskreislauf so integriert, dass die illegalen Quellen nicht mehr nachvollziehbar sind. Dem Geldwäscher steht zum Schluss das ehemals „schmutzige Geld“ als saubere Liquidität zur Verfügung – es wurde weiß gewaschen und legal versteuert.

Terrorismusfinanzierung

Terrorismusfinanzierung bedeutet das Sammeln von finanziellen Mitteln und anderen Vermögenswerten, um damit terroristisch motivierte Handlungen vorzubereiten und / oder durchzuführen. Beim Verkauf von Gütern ins Ausland, vor allem in Krisengebiete, ist es daher gut möglich, dass Ihnen auf den ersten Blick nichts verdächtig erscheint – obwohl der Erlös des Weiterverkaufs der Waren möglicherweise der Terrorismus-finanzierung dient. Auffälligkeiten und Hinweise auf Terrorismusfinanzierung zu entdecken, ist extrem schwierig und zeitaufwendig. Zumal diese auch wesentlich schwieriger zu erkennen sind, als Hinweise zur Geldwäsche, da sich die Akteure gerne hinter vordergründig unverdächtigen Wirtschaftsunternehmen verbergen (Strohmänner).
Geldwäscheprävention

Geschenke, Einladungen, Spenden, Sponsoring

Geschenke, Einladungen, Spenden oder Sponsoring sind oftmals das Vehikel für Korruption.

Unter Korruption versteht man die direkte und indirekte Gewährung, Forderung, Anregung oder Annahme von Versprechen von Vorteilen an

• Mitarbeiter / Beauftragte von derzeitigen und zukünftigen Geschäftspartnern,
• Erbringer von medizinischen und pflegerischen Leistungen,
• Amtsträger und diesen gleichgestellte Personen,

zur Erlangung ungerechtfertigter, geschäftlicher Vorteile oder um einen Entscheidungsträger zu einer Verletzung seiner beruflichen Pflichten zu bewegen.

Gleichbehandlung / Antidiskriminierung

Diskriminierungen können auftreten, wenn jemand gegenüber einer anderen Person handelt oder etwas unterlässt. Bei der Handlung oder Unterlassung ist es grundsätzlich gleichgültig, ob diese offensichtlich oder versteckt, bewusst oder unbewusst vorgenommen werden.

Dies trifft dann zu, wenn eine Person aufgrund der nachfolgenden Benachteiligungsmerkmale des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) ungerechtfertigt benachteiligt behandelt wird:

• aus rassistischen Gründen oder der Ethik (Herkunft),
• wegen des Geschlechts,
• wegen der Religion / Weltanschauung,
• wegen einer Behinderung,
• wegen des Alters,
• wegen sexueller Identität.

Es gibt zwei unterschiedliche Formen der Benachteiligung.

Die direkte und die indirekte Benachteiligung.

Eine direkte, also unmittelbare Benachteiligung liegt vor, wenn jemand wegen eines der Benachteiligungsmerkmale des AGG in einer vergleichbaren Situation schlechter behandelt wird als Andere.

Eine indirekte, also mittelbare Benachteiligung liegt vor, wenn Vorschriften, die für alle gleich gelten sollen, bestimmte Personen oder Gruppen ohne sachlichen Grund schlechter stellen.

Informationssicherheit

Informationssicherheit aus Unternehmenssicht bedeutet das Vorhandensein und der Betrieb von technischen und organisatorischen Systemen und Maßnahmen, die vertrauliche Informationen vor Verlust, Missbrauch, Zerstörung oder Diebstahl schützen, um wirtschaftliche Schäden zu vermeiden.

Hierzu gibt es keine unmittelbaren gesetzlichen Regelungen.

Während Datenschutz die Mitarbeiter und Kunden vor Missbrauch ihrer personenbezogenen Daten und somit auch Ihre Privatsphäre schützt, liegt es bei der Informationssicherheit am jeweiligen Unternehmen, an allen relevanten Arbeitsplätzen, sicherheitsrelevante und vertrauliche Informationen des Unternehmens zu schützen.

Dies beinhaltet auch Informationen, die Mitarbeiter im Gedankengut besitzen, die sich also in ihren Köpfen befinden.

Kartellrecht

Um einen freien Wettbewerb zu schützen und zu gewähren, verbietet das Kartellrecht jegliche Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Unternehmen (beispielsweise Ankündigungen von Preiserhöhungen, die das Ziel haben, gleichartige Reaktionen der Wettbewerber hervorzurufen).

Es gilt zu beachten, dass ein Verstoß gegen Kartellverbote keinen (schriftlichen) Vertrag benötigt.

Jeder Kontakt zweier Unternehmen, der zu einer Wettbewerbsbeschränkung (Kartellgesetze beruhen auf der ganzen Welt auf der Erkenntnis, dass Wettbewerb beim Angebot von Produkten und Dienstleistungen der beste Weg ist, um Fortschritt und Wohlstand der Gesellschaft zu gewährleisten) führt, kann kartellrechtswidrig sein.

Verstöße gegen das Kartellrecht liegen bereits dann vor, wenn:

• ein Konkurrent danach fragt, ob ein Unternehmen zu Jahresbeginn ebenfalls eine Preiserhöhung plant und der relevante Mitarbeiter des Unternehmens hierauf nur mit einem Augenzwinkern reagiert.
• mit Konkurrenten Geschäftsinformationen vertraulicher Art ausgetauscht werden.
• sich andere in Ihrem Beisein kartellrechtswidrig verhalten und Sie dies nicht unterbinden, sondern dazu lediglich schweigen.

Korruptionsprävention

Unter Korruption versteht man die direkte und indirekte Gewährung, Forderung, Anregung oder Annahme von Versprechen von Vorteilen an

• Mitarbeiter / Beauftragte von derzeitigen und zukünftigen Geschäftspartnern,
• Erbringer von medizinischen und pflegerischen Leistungen,
• Amtsträger und diesen gleichgestellte Personen,

zur Erlangung ungerechtfertigter, geschäftlicher Vorteile oder um einen Entscheidungsträger zu einer Verletzung seiner beruflichen Pflichten zu bewegen.

Konditionsvorteile, wie Rabatte oder Rückvergütungen, die mit einem Partner offiziell vertraglich vereinbart und dokumentiert werden, stellen hingegen keine unerlaubten Vorteile dar.

Die Strafbarkeit wegen Korruption setzt nicht explizit voraus, dass tatsächlich verbotene Zuwendungen erbracht oder empfangen werden.

Bereits das Anbieten bzw. Versprechen und das Anregen bzw. Fordern von Vorteilen für einen unerlaubten Zweck sind als vollendete Tat unter Strafe gestellt.

Korruption erfolgt in der Regel verdeckt und heimlich, aus Mitteln, die keiner ordnungsgemäßen Finanzkontrolle im Unternehmen unterliegen (Schwarze Kassen) und auf solche Weise, dass nach außen der Anschein legaler Geschäftsaktivitäten gewahrt wird.

Deshalb geht Korruption häufig mit weiteren (schweren) Straftaten einher, wie beispielsweise Steuerhinterziehung, Untreue, Betrug, Geldwäsche oder Verrat von Geschäftsgeheimnissen.

Für Amtsträger und diesen gleichgestellten Personen kann die Annahme eines Vorteils selbst dann strafbar sein, wenn der Vorteil lediglich zur ordentlichen Wahrnehmung der Dienstpflichten gedacht ist (Schmiergeld).

Es muss hierdurch kein unberechtigter Vorteil erlangt oder der Amtsträger zu einer Dienstpflichtverletzung veranlasst werden.

Der bedachte Empfänger muss zudem den Vorteil nicht unmittelbar selbst erhalten. Auch Vorteile, die an Dritte fließen, aber für den bedachten Empfänger (Zielperson) wichtig sind (z.B. Vorteile für Familienangehörige oder Spenden an Organisationen, denen die Zielperson nahe steht) können strafbar sein.

Nachhaltigkeit, Lieferkette, ESG, Taxonomie

Die Lieferkette umfasst nach Auffassung des deutschen und europäischen Gesetzgebers alle Produktionsschritte bei der Herstellung von Waren.

Die Lieferkette beginnt bei der Produktion oder beim Abbau von Rohstoffen, umfasst hierbei sämtliche Produktionsschritte unter Einsatz von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen und endet im fertigen Produkt für den Endverbraucher.

Neben der Produktion ist jedoch auch die Logistik in der Lieferkette enthalten, denn ohne Transport würden die Produkte in unserer globalisierten Welt nicht zu ihrem weiteren Produktionsstandort und auch nicht zum Endkunden gelangen.

Zusätzlich sind in der Lieferkette alle mit dem Produktions-prozess verbundene und nachgelagerte Dienstleistungen enthalten, wie beispielsweise der Aufbau und die Kalibrierung einer Maschine.

Die Lieferkette endet somit erst dann, wenn das Endprodukt beim Endkunden vor Ort angekommen ist, in Empfang genommen wurde und einsatzbereit ist.

Lieferkette / Menschenrechte:

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sieht die Pflichten hinsichtlich der Menschenrechte in der Lieferkette dann verletzt, wenn mit hinreichender Wahrscheinlichkeit einer oder mehrere der nachfolgenden Tatbestände vorliegen:

• Kinder- und Zwangsarbeit, Menschenhandel,
• Sklaverei und Unterdrückung im Umfeld der Arbeitsstätte,
• Fehlende Arbeitsschutz-Regelungen,
• Missachtung der Koalitionsfreiheit,
• Ungleichbehandlung und Diskriminierung,
• Bezahlung unter dem Mindestlohn.

Lieferkette / Umweltschutz:

Das LkSG sieht die Pflichten hinsichtlich des Umweltschutzes in der Lieferkette dann verletzt, wenn mit hinreichender Wahrscheinlichkeit einer oder mehrere der nachfolgenden Tatbestände vorliegen:

• Schädliche Bodenveränderungen, Gewässer- und Luftverunreinigungen sowie Lärmemissionen und übermäßiger Wasserverbrauch,
• widerrechtliche Zwangsräumung, Entzug von Land, Wäldern und Gewässern beim Erwerb der Bebauung und der anderweitigen Nutzung,
• Beauftragung oder Nutzung privater und öffentlicher Sicherheitskräfte zum Objektschutz,
• jedes Tun, Handeln oder Unterlassen, das in besonders schwerwiegender Weise geschützte Rechtspositionen von Personen beeinträchtigt (Auffangtatbestand).

Nachhaltigkeit, ESG und Taxonomie:

ESG stellen die kapitalmarktrechtlichen Anforderungen an nachhaltige Unternehmensinvestitionen dar, welche auf den 17 Nachhaltigkeitskriterien der UN basieren.

Taxonomie stellt die Anforderungen an die Geld- und Kreditaufnahme von Unternehmen dar, die ebenfalls die 17 Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigen.

Trade Compliance

Obwohl landläufig nur von "Exportkontrolle" gesprochen wird, geht es beim Trade Compliance ebenso um Importbe-schränkungen, Beschränkungen von Service- und Know-how-Transferleistungen ins und im Ausland, Handels- und Vermittlungsverbote bestimmter Güter und Dienstleistungen sowie Kennzeichnungsvorschriften für zu exportierende und zu importierte Güter.

Außenwirtschaftliche Bestimmungen zielen in der Regel auf die Durchsetzung wirtschafts-, außenpolitischer oder humanitärer Vorgaben der Vereinten Nationen (UN), der Europäischen Union (EU) oder Deutschlands ab. Sie können güter- oder dienstleistungsbezogen sein, sich auf bestimmte Staaten, Wirtschaftszweige oder Personen beschränken oder eine Kombination dieser Merkmale aufweisen.

Insbesondere geht es um:

• (Kriegs-)Waffen, Rüstungsgüter und Munition,
• Folter- und Unterdrückungsinstrumente,
• ABC-Güter,
• Kerntechnische Anlagen und Ausrüstungen zur Energiegewinnung,
• Dual-Use-Güter,
• Landwirtschaftliche Produkte, Tiere, Pflanzen, Holz, Lebensmittel, Chemikalien, Arznei- und Betäubungsmittel,
• Länderunabhängige, personenbezogene Embargos (beispielsweise EG-Terrorismusverordnung – siehe hierzu www.bafa.de)

Ein jedes international tätige Unternehmen sollte berücksichtigen, dass Staaten wie insbesondere die USA davon ausgehen, dass ihre nationalen Handels- und Dienstleistungsbeschränkungen immer bereits dann zur Anwendung gelangen können, wenn eine Berührung mit US-Interessen vorliegen können.

Das kann der Fall sein, wenn:

• Zahlungen in US-Dollar geleistet werden,
• Zulieferer aus den USA stammen,
• IT-Dienstleistungen in den USA verwendet werden (Cloud, Server, etc.),
• und in allen Fällen, in denen US-Staatsbürger oder ständig Aufenthaltsberechtigte an Entscheidungen über Lieferungen oder Dienstleistungen bei einem Unternehmen mitwirken.
  Trade Compliance

Sanktionen und Embargos:

Bei Geschäftskontakten im Ausland muss stets die Embargoliste des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) beachtet werden. Wer mit den dort aufgeführten Staaten oder Angehörigen / Unternehmen mit Sitz in diesen Staaten Geschäftskontakte pflegt, muss mit außenwirtschaftlichen Beschränkungen rechnen.

Zusätzlich gilt zu berücksichtigen, dass auch einzelne Personen, Organisationen oder Vereinigungen in Verbindung mit länderbezogenen Maßnahmen oder zur Bekämpfung des Terrorismus gerichtete Beschränkungen nicht enthalten sein können.

Umweltschutz

Umweltschutz bedeutet für Unternehmen den sachgemäßen Umgang mit Schadstoffen, die legale Abfallentsorgung und das erlaubte Freisetzen von Stoffen in die Umwelt.

Der Umweltschutz hat seitens des Gesetzgebers das Ziel, die Gesundheit der Mitarbeiter zu erhalten, die natürlichen Ressourcen zu schonen und die Umweltbelastung, die sich durch die betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens in der Lieferkette ergeben, auf ein vertretbares Minimum zu reduzieren.

Die wichtigsten Rechtsgebiete im Umweltschutz sind:

• Abfall,
• Wasser,
• Boden,
• Immissionsschutz,
• Naturschutz,
• Gefahrgut,
• Energie und
• Biotechnologie.